Як експерти IPSM допомогли МЗУ трансформувати закупівельну функцію, впровадити категорійний менеджмент та створити ефективний ланцюг постачання медичних товарів для українців, забезпечуючи прозорість, оптимізацію витрат і стратегічне управління закупівлями.
“Ми пишаємося тим, що наші експерти змогли долучитися до цього розвитку, допомігши команді МЗУ вдосконалити закупівельну функцію. Завдяки впровадженню передових методик категорійного менеджменту, ефективному управлінню постачальниками та оптимізації закупівельних процесів МЗУ досягли ще вищого рівня ефективності та прозорості. Це приклад того, як залучення зовнішніх експертів може посилити команду та забезпечити довгостроковий результат. Пишаюся нашими експертами, які на чолі з Анною Густовою зробили Медичні закупівлі України більш ефективними.”
Марина Трепова, СЕО IPSM.
Про Медичні закупівлі України (МЗУ).
В умовах змін національної системи охорони здоров’я та реформ, ініційованих Міністерством охорони здоров’я України (МОЗ), Медичні закупівлі України (МЗУ) взяли на себе важливу роль у трансформації сфери медичного забезпечення країни, аби кожен громадян мав безперебійний доступ до якісного та безоплатного лікування, гарантованого державою.
МЗУ функціонують як державне підприємство, яке забезпечує ефективне і прозоре управління закупівлями та постачанням медичних товарів в Україні по визначеним державою напрямам діагностики й лікування хвороб та активно працює над зміцненням сфери медичного забезпечення країни за рахунок впровадження кращих практик у сфері управління ланцюгом постачання.
Медичні Закупівлі України активно працюють над зміцненням сфери медичного забезпечення країни.
Прагнучи до підвищення доступності ліків, зниження витрат і дотримання високих стандартів ефективності та прозорості, МЗУ розпочали трансформацію в Supply chain агенцію повного циклу з управління ланцюгами постачання. Це дозволить організації інтегрувати ключові функції: від прогнозування потреби до доставки препаратів у медзаклади та при цьому забезпечити сталу та ефективну систему медичного постачання, що відповідає реальним потребам українців.
Ключові напрями трансформації охоплюють ефективне управління ланцюгами постачання, категорійний менеджмент, прогнозування потреби, цифровізація даних, вдосконалення взаємодії з клієнтами та партнерами, а також розбудова ефективних та прозорих процесів закупівель.
За словами лідерки проєкту трансформації МЗУ Анни Густової, команда Медзакупівель України – це приклад для багатьох компаній в державному секторі, адже розпочавши діяльність з нуля 6 років тому, вони пройшли шлях від стартапу та не тільки вистояли в умовах жорстких регуляторних обмежень й викликів, а й зросли до стабільної та прогресивної організації, яка постійно розвивається та ділиться власними кращими практиками з іншими.
“Узгодивши трансформаційний план і нову стратегію управління ланцюгом постачання, МЗУ одразу розпочали впровадження всіх напрацьованих рішень, що свідчить про стійке бажання реалізувати план та виконати всі непрості завдання, що постали перед командою та організацією на шляху до інституційної стійкості.”
Анна Густова, лідерка проєкту від IPSM.
Роль IPSM у трансформації: закупівлі та категорійний менеджмент.
Важливу підтримку в процесі трансформації МЗУ в Supply Chain агенцію отримали від експертів консалтингової компанії IPSM: двох спеціалістів IPSM та СЕО компанії Марини Трепової.
У квітні 2024 року МЗУ та IPSM підписали меморандум про співпрацю: консультанти зосередились на покращенні закупівельних процесів та категорійного менеджменту.
Кейс складається з двох інтерв’ю із флагманами цих змін в Медичних закупівлях України, де вони розповідають про свої успішні трансформаційні кейси, проєкти цифровізації, впровадження нових підходів та роль експертизи у зміцненні ланцюга постачання та підвищенні інституційної стійкості країни. Чому важливо дивитися на закупівлі як на стратегічний процес, з якими складнощами компанії стикаються під час впровадження змін та чому безперервний розвиток є ключем до успіху — читайте далі.
Інтерв’ю 1. Основні аспекти трансформації закупівель МЗУ
Розмова з генеральним директором Медичних закупівель України Олегом Кльоцом про взаємодію з IPSM, виклики та досягнення.
Переосмислення ролі закупівель.
Марина: Навіщо МЗУ трансформація закупівель?
Олег: МЗУ були створені у жовтні 2018 року у межах реформи сфери охорони здоров’я, а повноцінні закупівлі за кошти державного бюджету розпочалися після отримання статусу централізованої закупівельної організації (ЦЗО) у 2020 році.
За цей час ми досягли високих показників ефективності та економії під час закупівель, але зрозуміли — цього недостатньо. Забезпечити наявність ліків у потрібний час і в потрібному місці — це зовсім інша історія. Це стало причиною трансформації: від закупівельної організації ми рухаємося у бік агенції з управління ланцюгом постачання повного циклу Supply Chain.
Це означає, що ми враховуємо ризики, взаємодію з постачальниками, логістику та навіть попередню аналітику задовго до початку тендерного процесу. Для цього потрібна глибока експертиза, тому ми залучили IPSM для допомоги в побудові нової методології.
Марина: Чому ви обрали саме IPSM як свого партнера у трансформації?
Олег: Ми розуміли, що внутрішніми силами впровадити такі зміни складно через обмеження державного фінансування та ресурсів. Тому було важливо залучити зовнішніх експертів. Ми провели відкритий конкурс, і саме IPSM продемонструвала найкращий підхід до вирішення наших завдань, з якою у нас вже був попередній досвід співпраці завдяки навчальним програмам.
Підписання меморандуму із IPSM: партнерство заради змін.
Марина: Чим для вас став меморандум між МЗУ та IPSM?
Олег: Меморандум — це більше, ніж просто формальний документ. Це свідчення наших партнерських відносин. Він допоміг нам вийти за межі технічного завдання, встановленого контрактом. Адже IPSM підтримував нас навіть у питаннях, що виходили за межі основного проєкту.
Досягнення проєкту: від gap-аналізу до зміни майндсету.
Марина: Які ключові результати ви вже отримали від цієї співпраці?
Олег: Перший важливий крок — gap-аналіз, який показав “вузькі місця” нашої системи. Це дало змогу розробити чіткий трансформаційний план подальших дій – Дорожню карту змін. Вона включає ключові напрями змін щодо управління потребою, закупівлями, інформаційним потоком та взаємодію з клієнтами.
На цьому шляху ми впровадили певні пілотні проєкти, як-от перехід до більш системного управління ланцюгом постачання, зокрема впровадження процесів та інструментів інтегрованого планування, що значно покращують координацію підрозділів задля більш ефективного забезпечення закладів охорони здоров’я україни медичними товарами.
Крім того, на основі рекомендацій IPSM ми оновили штатний розпис, додавши нові структурні підрозділи для впровадження методології Supply Chain. Також ми сфокусувалися на розвитку категорійного менеджменту, який виходить далеко за межі роботи з постачальниками — це про стратегічне управління медичними товарами.
Авто Медичних Закупівель України є частиною ефективного ланцюга постачання.
Розвиток закупівель та перспективи диджиталізації.
Марина: Чи варто впроваджувати таку трансформацію в публічних закупівлях?
Олег: Безперечно. Важливий крок МЗУ на шляху диджиталізації закупівель — впровадження системи SAP Ariba. У 2024 році ми автоматизували закупівельний процес в SAP Ariba у форматі безперервного (end-to-end) процесу. Ця система допомогла нам мінімізувати корупційні ризики, забезпечити прозорість і зручність управління даними.
Крім того, минулоріч МЗУ перейшли на стратегічне планування закупівель медичних товарів на національному рівні, аби ще більш ефективно управляти ланцюгом поставок. Мова про впровадження нового підходу до планування потреб на 3 роки та укладання трирічних договорів, а також використання акредитиву як форми фінансового хеджування ризиків. Це показує, що інновації у закупівлях можливі навіть у державному секторі.
Категорійний менеджмент: шлях до стратегічного управління.
Марина: Як ви бачите розвиток категорійного менеджменту у МЗУ?
Олег: Ми працюємо над побудовою Категорійного дерева, яке дозволяє глибоко аналізувати всі аспекти ринку: від постачальників до економічних та політичних ризиків у країнах виробників. Категорійний менеджмент — це не лише про пошук та угрупування постачальників, а й про стратегічне управління всією екосистемою закупівель.
Складнощі та виклики трансформації.
Марина: Які основні труднощі ви відчули під час реалізації цього проєкту?
Олег: Головна цінність та водночас найбільший виклик — це люди. Змінити спосіб мислення команди — найважче завдання. Очікувано, що спочатку будь-яка трансформація викликає відторгнення, але ефективна комунікація та залучення співробітників на всіх рівнях допомогли подолати цей складний виклик.
ДАЛІ БУДЕ…
Запрошуємо ознайомитись з другою частиною кейсу тут: https://psc-future.org/https-ip-sm-com-yak-ipsm-dopomohly-mzu-pobuduvaty-efektyvnyj-lantsiuh-postachannia-2/
Проєкт трансформації закупівель та ланцюга постачання відбувся за підтримки проєкту Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) «Безпечні, доступні та ефективні ліки для українців» SAFEMed.
Ми в IPSM працюємо з компаніями різного розміру та різних індустрій. Наших клієнтів об’єднує бажання зробити власні закупівлі прозорими та зрозумілими.
Фото: надані компанією IPSM та “Медичні Закупівлі України”
